SEBUT HARGA, PESANAN BELIAN, PESANAN PENGHANTARAN DAN INVOIS

Sebagai pemilik perniagaan yang membekalkan barangan, menyediakan dan menyimpan dokumen perniagaan yang lengkap adalah asas kepada kelancaran urus niaga dan seterusnya tuntutan pembayaran. Kegagalan untuk menyediakan atau menyimpan dokumen-dokumen penting seperti sebut harga (quotation), pesanan pembelian (purchase order), pesanan penghantaran (delivery order), dan invois boleh membawa kepada pelbagai masalah termasuklah pertikaian undang-undang yang merugikan. 

Sebut Harga (Quotation)

Apa Itu Sebut Harga?

1. Sebut harga adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli yang mengandungi butiran mengenai harga barangan atau perkhidmatan yang ditawarkan. Ia berfungsi sebagai anggaran kos dan asas perbincangan antara kedua-dua pihak.

2. Di antara fungsi utama Sebut Harga adalah untuk menunjukkan terdapatnya komunikasi awal antara pembeli dan penjual. Ianya juga boleh mencerminkan niat kedua-dua belah pihak untuk menjalankan transaksi. Namun peranan sebutharga yang paling utama adalah ianya adalah dokumen yang memberi anggaran harga kepada pembeli.

3. Tanpa Sebutharga, pihak yang tidak bertanggungjawab akan mendapat jalan mudah untuk mempertikaikan kewujudan komunikasi dan urusan jual beli diantara penjual dan pembeli, lebih-lebih lagi sekiranya jual beli tersebut tidak mempunyai rekod dan dokumen yang lengkap.

Pesanan Belian (Purchase Order)

Apa Itu Pesanan Belian?

4. Pesanan belian adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual sebagai pengesahan pembelian barangan atau perkhidmatan. Ia mengandungi butiran seperti kuantiti, harga, dan lazimnya turut disertai dengan tarikh serta lokasi penghantaran.

5. Pesanan Belian memainkan peranan utama untuk mengesahkan perincian urus niaga dan menjadi bukti terhadap niat dan keinginan pembeli untuk membeli sesuatu barangan atau perkhidmatan tersebut.

6. Tanpa pesanan belian, pembeli boleh mencabar atau mempertikaikan kewujudan transaksi jual beli tersebut atau mendakwa amaun yang dituntut tidak sama dengan kuantiti yang diingini. Ini boleh mengakibatkan kesukaran dalam proses tuntutan pembayaran dan memperlambatkan penerimaan bayaran.

Pesanan Penghantaran (Delivery Order)

Apa Itu Pesanan Penghantaran?

7. Pesanan penghantaran adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli yang mengandungi butiran penghantaran barangan seperti kuantiti dan tarikh penghantaran. Dokumen ini biasanya ditandatangani oleh penerima sebagai bukti penerimaan.

8. Pesanan Penghantaran berfungsi sebagai rekod yang mengandungi butiran mengenai penghantaran barangan seperti kuantiti yang diakui, tarikh, masa dan lokasi barangan tersebut dihantarserah. Ianya turut menjadi bukti bahawa barangan telah dihantar dan diterima. Pesanan Penghantaran juga adalah untuk memastikan barangan dihantar dalam kuantiti dan keadaan yang betul.

9. Kesan Buruk Kegagalan Menyediakan Pesanan Penghantaran adalah pembeli boleh mempertikaikan penyerahan barangan tersebut. Pembeli boleh mendakwa barangan tidak sampai, tidak mencukupi kuantiti, atau tidak dihantar ke lokasi yang betul, yang seterusnya akan mengakibatkan pertikaian yang merumitkan tuntutan pembayaran.

Invois (Invoices)

Apa Itu Invois?

10. Invois adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli yang mengandungi butiran pembayaran seperti jumlah yang perlu dibayar, tarikh pembayaran, dan terma pembayaran. Invois dikeluarkan selepas barangan atau perkhidmatan telah dibekalkan. Lazimnya ianya turut mengandungi tempoh pembayaran serta faedah kelewatan.

11. Fungsi Invois adalah sebagai tuntutan rasmi pembayaran kepada pembeli. Ianya mengandungi butiran mengenai jumlah yang perlu dibayar dan terma pembayaran serta menjadi rujukan kepada pembeli mengenai urus niaga yang telah berlaku.

12. Tanpa invois, pembeli boleh mempertikaikan amaun yang dituntut, tempoh pembayaran, atau faedah kelewatan yang dituntut. Ini boleh menyebabkan kelewatan dalam penerimaan pembayaran dan meningkatkan risiko pertikaian undang-undang.

13. Kegagalan menyediakan dan menyimpan dokumen-dokumen perniagaan seperti sebut harga, pesanan belian, pesanan penghantaran, dan invois boleh membawa kesan buruk yang besar terhadap kelancaran urus niaga dan proses tuntutan pembayaran. 

14. Sebagai pemilik perniagaan yang membekalkan barangan, adalah penting untuk memastikan semua dokumen ini disediakan dengan lengkap dan disimpan dengan baik untuk mengelakkan sebarang pertikaian dan memastikan tuntutan pembayaran dapat diselesaikan dengan cepat dan efektif.

________________________

Penafian: Rencana ini diterbitkan dengan tujuan untuk kesedaran dan pengetahuan umum. Mana-mana bahagian yang terkandung di dalam rencana ini tidak boleh dijadikan panduan untuk memulakan tindakan undang-undang secara sendirian, tanpa terlebih dahulu merujuk kepada seorang peguam yang berpengalaman. 

Untuk sebarang maklumat lanjut berkenaan dengan rencana ini atau untuk mengatur sesi konsultasi guaman, anda boleh berhubung dengan mana-mana peguam pilihan anda, atau pun anda boleh menghubungi kami melalui whatsapp dengan menekan imej diatas.