SIASATAN DALAMAN

Apabila seseorang kakitangan didakwa telah melakukan kesalahan tatatertib, pihak majikan disarankan untuk mengadakan sesi siasatan dalaman terhadap kakitangan / pekerja tersebut sebelum mengenakan apa-apa tindakan terhadapnya. Apakah itu Siasatan Dalaman dan bagaimana cara melakukan Siasatan Dalaman?

APA ITU SIASATAN DALAMAN?

OBJEKTIF SESUATU SIASATAN DALAMAN

2. Objektif sesuatu proses siasatan dalaman adalah untuk mengetahui samada sesuatu kesalahan tatatertib yang didakwa ke atas seseorang kakitangan benar-benar telah dilakukan oleh kakitangan tersebut sebelum tindakan disiplin dikenakan keatas beliau. 

3. Ini adalah seperti yang dinyatakan di dalam kes MUHAMMAD ASRI BIN HASSAN v AMOCO CHEMICAL (MALAYSIA) SDN.BHD(NOW KNOWN AS B.P CHEMICAL (MALAYSIA) SDN BHD) [2005] ILJU 58.

The purpose of the Domestic Inquiry is to find out whether the misconduct alleged against the workman had in fact been committed by him before a disciplinary punishment could be inflicted upon him.

4. Dapatan Mahkamah di dalam kes PELABUHAN TANJUNG PELEPAS SDN BHD V INDUSTRIAL COURT, MALAYSIA & ANOR [2020] MLJU 1301 juga telah memberikan gambaran yang sempurna tentang objektif sesuatu Siasatan Dalaman.  

A domestic inquiry, in the context of human resource management, is a search for truth, facts, or circumstances concerning charges alleged by the employer against its employee. It is an inquiry created by the management against its own employee against who allegedly committed certain acts of misconduct. The process begins after the issuance of the so-called “show cause” letter to the employee accused of committing the infraction. Once the response to the letter was deemed unsatisfactory, the domestic inquiry can then commence.

[39]  Objectivity must be guaranteed in the inquiry and this is demonstrated in the way the employee is allowed full opportunity to present his case, including the evidence to support his arguments. In addition, the process is also recorded while the investigating officers must not be related to the incident or the individuals involved.

[40]  It is important to note that the domestic inquiry does not pass judgment or mete out punishment since it is merely a fact-finding exercise.

[41]  Furthermore, its findings can also be questioned by the employee on all grounds available to him in law and on facts. On the other hand, the management can defend its action later on by citing that a proper domestic inquiry was conducted.

[42]  Domestic inquiry is the application of the audi partem rule which is more commonly known by the maxim “audi alteram partem”. Audi alteram partem (or audiatur et altera pars) is a Latin phrase meaning “listen to the other side”, or “let the other side be heard as well”. It is the principle that no person should be judged without a fair hearing in which each party is given the opportunity to respond to the evidence against them.

PROSES SIASATAN DALAMAN

6. Sebagaimana yang kita semua sedia maklum, tiada peruntukan khusus tentang bagaimana proses sesuatu Siasatan Dalaman perlu diadakan. 

7. Perkara yang paling utama yang akan diperhatikan oleh Mahkamah di dalam menilai sesuatu Siasatan Dalaman adalah samada proses dijalankan mengikut tertib dan pengaplikasian prinsip keadilan asasi (Rule of Natural Justice). 

8. Ini adalah seperti yang dinyatakan didalam kes SHAMSUL ANWAR BIN HAJI MD. RAZI V PERBADANAN NASIONAL BERHAD [2010] ILJU 50.

The accepted practice of carrying out such a procedure is by way of a domestic inquiry. Where a domestic inquiry is held and the rules of natural justice have been applied, the Industrial Court should first consider the adequacy or otherwise of the procedure adopted in the proceedings for the domestic inquiry in order to determine whether the domestic inquiry has applied the correct procedure and reached the correct conclusion having regard to all the evidence, documentary and oral, adduced at the domestic inquiry. If at the domestic inquiry, the rules of natural were properly applied: the employee being given the opportunity to be heard and to present his case; and should a finding be made against the employee based on the evidence which was presented to the domestic inquiry, the Industrial Court ought to consider the finding of the domestic inquiry in order to conclude whether the employee has been dismissed without just cause or excuse.

TATACARA DAN PROSES LAZIM SIASATAN DALAMAN

(a) Aduan tentang sesuatu salah laku;

 

(b) Penubuhan tribunal penyiasatan yang akan menyiasat aduan salah laku;

 

(c) Sekiranya aduan tersebut mempunyai asas, pengeluaran Surat Tunjuk Sebab akan dibuat di mana ia mengandungi butir-butir kakitangan, dakwaan yang jelas, rujukan klausa dasar atau peraturan, tempoh masa menjawab dan sebagainya.

 

(d) Sekiranya jawapan Surat Tunjuk Sebab tidak memuaskan, syarikat boleh bersedia untuk menjalan sesi siasatan dalaman dengan melantik panel Siasatan Dalaman yang diantara lainnya i) tidak terlibat dengan Tribunal Penyiasatan; ii) boleh berlaku adil; iii) Tidak mempunyai pengetahuan awal tentang pertuduhan tersebut; dan iv) boleh mendasarkan keputusan semata-mata bergantung kepada bukti yang diperolehi dari proses Siasatan Dalaman.

(e) Notis Siasatan Dalaman dengan tempoh masa yang sesuai;

 

(f) Lazimnya terdapat 5 komposisi utama Siasatan Dalaman iaitu i) Panel; ii) Pegawai Pendakwa (prosecuting officer); iii) Kakitangan yang dituduh; iv) Saksi dan bukti dokumentar untuk kedua-dua pihak Majikan dan Kakitangan; dan v) Setiausaha atau Jururakam nota prosiding (scribe).

 

(g) Pengeluaran syor berdasarkan bukti yang diperolehi melalui Siasatan Dalaman.

 

(h) Keputusan tindakan dan pelaksanaan.

PRINSIP KEADILAN ASASI

[33] The two essential elements of natural justice are:

·         (i) The rule against bias, and

·         (ii)That of hearing both sides.

[34] The rule against bias simply means that a CEO cannot be judge, jury and executioner and the second rule means that the employee must be given an opportunity to be heard.

11. Panduan yang hampir serupa juga telah dinyatakan di dalam kes JACOB JAYARAJ A/L M DAVID V PREMIER LUBRICANTS (M) SDN BHD [2012] 2 ILJ 1.

In gist, the principles of natural justice in the context of a disciplinary inquiry may be stated to be as follows:

(a)that the workman whose conduct or misconduct is being inquired into must have reasonable notice of the case he has to meet;

(b)that he must have a reasonable opportunity of being heard in his own defence according to the maxim audi alteram partem, and this includes, inter alia, the opportunity to face and challenge his accusers, witnesses and whatever evidence there is against him; and

(c)that the hearing must be held before an impartial tribunal, ie, a person who is neither directly nor indirectly a party to the case

PROSES MAHKAMAH SEBAGAI PANDUAN

12. Kakitangan yang disiasat tersebut perlu diberikan ruang seluas -luasnya untuk membela diri dan tidak boleh dianggap sebagai bersalah sehingga dibuktikan sebaliknya (innocent until proven guilty).

13. Majikan bukan sahaja perlu mengamalkan keadilan malah perlu memperlihatkan bahawa keadilan itu diamalkan (not only must justice be done, it must also be seen to be done). 

FUNGSI PEGAWAI PENDAKWA SIASATAN DALAMAN

14. Asas utama kepada sesuatu Siasatan Dalaman yang adil adalah pihak majikan dan kakitangan yang disiasat, kedua dua diberikan hak untuk mengemukakan bukti dan hujah. Lebih-lebih lagi kepada kakitangan tersebut.

15. Lazimnya apabila majikan membuat keputusan untuk mengadakan sesuatu Siasatan Dalaman adalah apabila Jawapan kepada Surat Tunjuk Sebab yang diberikan oleh kakitangan tersebut dianggap tidak memuaskan.

16. Untuk memberikan bukti dan hujah menyokong dakwaan keatas kakitangan tersebut, maka kebiasaannya Majikan akan melantik seorang pegawai pendakwa. Pegawai Pendakwa akan berfungsi untuk menunjukkan bahawa kesalahan tatatertib itu berlaku dan akan membawa bukti dari segi saksi dan dokumen untuk membuktikan hujahnya.

17. Perlu ada wakil daripada kedua-dua belah pihak; iaitu seorang pendakwa; dan kakitangan itu sendiri untuk membela diri dan memanggil saksi atau menggunakan dokumen untuk menunjukkan dakwaan ke atas dirinya itu tidak benar.

18. Bahkan di dalam beberapa kes, Mahkamah mengesyorkan agar peranan pegawai pendakwa dan pegawai penyiasat diasingkan bagi memastikan keadilan di tegak semasa proses pembuktian.

19. Samada bukti yang diberikan oleh pegawai pendakwa itu kuat atau sebaliknya, keputusan penilaian itu terletak pada Panel. Panel berhak menolak bukti-bukti yang diberikan oleh pegawai pendakwa sekiranya Panel mendapati bukti yang diberikan tidak mencukupi, longgar atau tidak tepat.

20. Fungsi Panel pula terhad kepada menilai bukti-bukti yang dikemukakan oleh kedua-dua belah pihak dan seterusnya membuat keputusan dan syor tindakan kepada pihak yang akan mengambil Tindakan.

21. Panel tidak boleh sama sekali berperanan sebagai pendakwa, tugas itu perlu diserahkan sepenuhnya kepada pegawai pendakwa. Soalan-soalan daripada panel, lazimnya hanyalah untuk mendapatkan penjelasan lanjut sekiranya terdapat kekeliruan, ketidakjelasan fakta atau apa-apa keadaan yang memerlukan penjelasan lanjut, bukan sahaja daripada pegawai tersebut dan saksi-saksinya bahkan juga kepada pihak pendakwa dan saksi-saksinya.